Contabilidad

Es el módulo más extenso del sistema: un grupo de ocho páginas que, en conjunto, sostienen el circuito completo del dinero de un negocio. La ficha conserva la estructura A · B · C del resto; la diferencia es que el punto 4 recorre las ocho páginas una a una.

A — Qué esCopiado

1. En una fraseCopiado

La Contabilidad de CLAUX administra el dinero del negocio de principio a fin: la facturación, los gastos, las cuentas por cobrar y por pagar, la tesorería y el resultado. Cada operación se registra una sola vez y, a partir de ese registro, el sistema mantiene al día los saldos, las deudas y el estado de resultados — sin exigir al usuario conocimientos contables.

2. Para quiénCopiado

Para cualquier negocio que facture, cobre, pague y necesite saber con certeza si gana o pierde: desde una MIPYME que emite media docena de facturas al mes hasta una operación con varias monedas y un asesor externo que reclama informes. Es un módulo transversal —vale para todos los sectores— y deliberadamente no obligatorio: un cliente puede empezar por el Punto de venta o el Inventario e incorporar la Contabilidad el día que quiera cerrar el círculo y ver sus números consolidados.

3. El problema que resuelveCopiado

La gestión informal fragmenta la información: las facturas en una libreta, los gastos en otra, el efectivo en la caja y las deudas en la memoria del dueño. Con los datos dispersos, la pregunta más elemental —cuánto se ganó realmente el mes pasado— no tiene una respuesta fiable, y prepararla para el asesor consume una jornada entera de cuadres. La Contabilidad unifica ese circuito: venta, gasto, cobro y pago quedan asentados en un mismo lugar y enlazados entre sí, de modo que el estado de resultados se genera solo y concuerda en todo momento con la tesorería.

B — Cómo funcionaCopiado

4. Qué hace — sus ocho páginasCopiado

El módulo se reparte en ocho páginas que cubren el ciclo económico completo. Antes del detalle conviene ver la mecánica de fondo, común a todas: cada operación sigue el mismo recorrido, del documento al resultado, sin ningún cuadre manual por el camino.

Ventas — facturación y ofertas. Se emiten ofertas (presupuestos) y facturas, y una oferta se convierte en factura con un clic. La numeración es automática y correlativa por empresa —de serie, la F, la letra de la empresa, el año y el número: FA20260001—, con sus estados y un PDF descargable. En la ficha de la empresa se puede elegir otro formato ya hecho (FA-2026-0017, FA/2026/0017) o, si la empresa llega de otro programa, conservar el suyo (NF-2026-0027) con «Personalizado»: la serie sigue donde la dejó y la próxima factura se ve antes de guardar. Cambia cómo se escribe el número, nunca la numeración. Cada línea puede enlazarse a un artículo del catálogo, lo que congela su coste y permite a CLAUX calcular el margen; admite descuento por línea (en porcentaje o importe), unidad propia y coma decimal. Si el coste del artículo está en otra moneda que la del documento, se convierte con la tasa vigente en la fecha del documento y se conserva el coste original al lado, de modo que el margen no cambia cuando se mueve la tasa. Puede cambiarse la moneda del documento —CLAUX reexpresa los importes y lo advierte— y, al emitir, descontar del inventario marcando el almacén. Se completa con duplicado, archivado y acciones en lote. Al crear o editar una oferta o una factura, Guardar va en una barra fija al pie, siempre a mano por largas que sean las líneas; salir por el menú, volver atrás o recargar con algo sin guardar pide confirmación, también al rectificar.

Al elegir el cliente, el documento hereda su condición de pago y calcula el vencimiento, y la factura advierte si el total supera su límite de crédito. Antes de emitir, el diálogo de confirmación señala tres errores que cuestan dinero y después no se ven: una posible factura duplicada (mismo cliente, moneda y total en fechas contiguas), una tasa de cambio con quince días o más y una fecha antigua que haría nacer la factura ya vencida. Son avisos: la emisión sigue siendo decisión del usuario. Factura y oferta se envían por correo desde su ficha, con el PDF adjunto, el nombre de la empresa como remitente y las respuestas dirigidas al correo de la empresa; la ficha deja constancia de cada envío. Cada fila del listado ofrece en su menú solo las acciones que admite su estado: editar y emitir un borrador; registrar el cobro, rectificar, descargar o enviar una emitida. Para la gestoría, se marcan varias facturas en el listado y se descargan sus PDF en un ZIP de una vez, con una carpeta por empresa si son de varias; lo puede hacer también quien solo consulta.

IVA y retención de IRPF — empresas en España. En la ficha de la empresa, el país decide lo que se pide. Con España, la empresa factura con IVA y se indican su forma jurídica (sociedad o autónomo), el tipo de IVA habitual (21, 10 o 4 %) y la retención de IRPF habitual (15 % para el autónomo; ninguna para la sociedad); con cualquier otro país, nada cambia. A una empresa con punto de venta activo no se le ofrece España. Con IVA de España, ofertas y facturas llevan un bloque Impuestos precargado según la empresa y la ubicación del cliente, que se indica en su ficha: a un cliente de España, el IVA habitual; a una empresa de otro país de la UE, sin IVA por inversión del sujeto pasivo; a un cliente de fuera de la UE, no sujeta. En cada documento se cambian el tipo de IVA, la retención y el motivo de ir sin IVA (los dos anteriores, exportación o exención del art. 20), y «Restablecer» vuelve a lo habitual. El IVA es uno por documento y se calcula sobre la base imponible: subtotal menos descuentos más cargos; el ajuste «Impuesto» desaparece. Los totales y el PDF muestran base, cuota de IVA y retención; el PDF recoge además el NIF del cliente y, si la factura va sin IVA, la mención legal que lo justifica. La rectificativa hereda los impuestos de la original, la factura conjunta solo junta ofertas con los mismos impuestos y las facturas de Servicios se generan con la precarga de su cliente. Los informes —estado de resultados, panel, dossier e historial del cliente— cuentan las ventas por su base imponible, porque el IVA repercutido se debe a Hacienda y no es ingreso; lo que el cliente debe sigue siendo el total. Del listado de facturas se descarga, además, el libro de facturas emitidas del período para el asesor: base, tipo y cuota de IVA, retención y motivo sin IVA de cada factura emitida.

Varias ofertas en una sola factura. En el listado de Ofertas se marcan las que se quieren cobrar juntas y se pulsa Facturar juntas. Antes de crear nada, CLAUX muestra un resumen: las ofertas (con el motivo de las que no pueden entrar), los datos de la factura y sus totales. Desde el propio resumen se quita o se añade cualquier oferta. La factura sale en borrador, con las líneas de todas las ofertas en su orden y la lista de ofertas de origen en sus notas. Solo se juntan ofertas de la misma empresa, el mismo cliente y la misma moneda (y, con IVA de España, los mismos impuestos); si la selección mezcla, el resumen pide quedarse con un grupo. Un porcentaje que llevan todas las ofertas por igual (el mismo impuesto, por ejemplo) sigue siendo un porcentaje. Uno que solo lleva alguna oferta pasa a importe fijo, con el número de la oferta en su nombre, porque aplicado a la suma cobraría de más o de menos. El resumen solo pide una decisión cuando hace falta: si un borrador anterior que se sustituye se modificó después de crearlo (esos cambios se pierden) o si el total guardado de una oferta no coincide con sus líneas. Cada caso se acepta con su casilla o se resuelve quitando la oferta; hasta entonces, la factura no se crea. Lo demás (validez vencida, borrador que se sustituye) se indica en la fila de cada oferta, y con condiciones de pago distintas se elige una. Una oferta aprobada que se quedó sin factura, porque su borrador se borró o se anuló, ofrece Generar factura en su ficha.

Factura rectificativa — cómo se corrige lo emitido. Una factura emitida tiene número fiscal y ya no se edita ni se anula: se corrige con una rectificativa, que es un documento propio, con su serie y su número, e importe en negativo. Resta de la original todo lo facturado o solo una parte —unas líneas, o menos unidades de una línea—, con un motivo (precio incorrecto, devolución, descuento posterior, datos incorrectos u otro que se escribe). Una rectificativa nueva abre con todas las líneas al máximo, porque lo habitual es rectificarlo todo, y se rebaja lo que no proceda. Puede devolver la mercancía al almacén. Al emitirse, los informes la restan en su fecha; la original pasa a mostrarse como rectificada, total o en parte, y su deuda se reduce en lo rectificado. Si el cliente ya había pagado más de lo que queda vivo, la ficha de la factura muestra el importe a su favor y lo devuelve con un botón, que registra la salida en Tesorería. Si la factura venía de un acuerdo de Servicios, la rectificativa rebaja también lo que se le debía al proveedor del servicio. Anular queda reservado a los borradores, que aún no tienen número fiscal.

Gastos y cobros — el dinero que no pasa por una factura. Registra un gasto con su categoría, o un cobro con concepto libre. Las categorías de gasto las administra el propio negocio (crear, renombrar, archivar) y cada una lleva asignado su papel en el informe —coste de ventas, personal, operativo, inversión—, que es lo que determina dónde suma en el estado de resultados. Los gastos que se repiten —el alquiler, la luz, internet— se dan de alta una vez en la pestaña Recurrentes: empresa, proveedor, categoría, importe, moneda, periodicidad (mensual, trimestral, semestral o anual) y plazo de pago. Llegada cada fecha, CLAUX escribe el gasto pendiente con su vencimiento, y a partir de ahí es un gasto normal que se paga, se corrige o se borra. Un cargo del día 31 no se desplaza: cae el último día de los meses cortos y vuelve al 31 en los largos.

Avisos al registrar un gasto. Antes de guardar, CLAUX señala dos cosas que luego descuadran los números sin que se note: un importe muy por encima de lo habitual en su categoría (más del triple de lo normal y por encima del máximo del último año, con al menos seis gastos para comparar) y un proveedor en una categoría que nunca había tenido (cuando casi todos sus gastos van a otra). Son avisos: «Guardar igualmente» lo guarda. Lo que entra sin pasar por el formulario —los recurrentes, el extracto del banco, la caja, la nómina— avisa en la bandeja; lo importado no avisa.

IVA de los gastos — empresas en España. En una empresa con IVA de España, el gasto se registra desglosado: base imponible, IVA (21, 10, 4 % o sin IVA) y retención de IRPF. Se escribe el total pagado y CLAUX calcula la base, o al revés. La precarga sale de la ubicación del proveedor: uno de España lleva el IVA habitual; uno de otro país de la UE va sin IVA por inversión del sujeto pasivo, que el asesor autoliquida; uno de fuera, no sujeto. Sin IVA se indica el motivo —esos dos o exento (seguros, formación, alquiler de vivienda)—. A un profesional o al arrendador del local se le aplica la retención que corresponda (15, 7 o 19 %), y lo que se paga es la base más el IVA menos la retención. El IVA se marca deducible o no: el deducible se recupera de Hacienda y no es coste, de modo que el estado de resultados cuenta ese gasto por su base; el no deducible (una comida, un gasto sin factura completa) sí suma al coste. Se anota también el número de factura del proveedor. Las plantillas de Recurrentes llevan el mismo desglose y cada gasto que escriben lo hereda; el importador admite las columnas de IVA, motivo, deducible, retención y número de factura; y del listado de gastos se descarga el libro de facturas recibidas del período para el asesor. Las compras de Inventario llevan su IVA aparte: las líneas son la base, el documento muestra base, IVA y total, y al confirmar la compra el gasto que se crea sale ya desglosado.

Cuentas por cobrar — quién debe al negocio. Se construye sola, agrupando las facturas con saldo y sus cobros, y las deudas sueltas, como una transferencia del Punto de venta que no llegó. Muestra lo pendiente, lo vencido y lo parcial, ordenado por antigüedad, y permite registrar un cobro total o parcial que rebaja el saldo al instante. Cuando un cliente paga varias facturas con una sola transferencia, se marcan juntas y se registra un único cobro: CLAUX lo reparte por antigüedad —la que vence antes se salda antes—, enseña el reparto y deja corregirlo antes de confirmar. Exige mismo cliente y misma moneda, y ese cobro se anula entero, nunca una parte suelta. La deuda de una transferencia que no llegó, si ya no se va a cobrar, se da por perdida: sale de la lista y queda como gasto de deudas incobrables en el estado de resultados. La baja se deshace anulándola en Gastos y cobros.

Recordatorio de pago al cliente. Desde una factura vencida de Cuentas por cobrar (menú de su fila) o desde el estado de cuenta del cliente, Enviar recordatorio prepara un correo con todo lo que ese cliente tiene vencido, en una tabla con sus importes, y el estado de cuenta en PDF adjunto. El texto sale con el tono que corresponde a lo más antiguo —recordatorio hasta 30 días vencido, segundo aviso hasta 60, último aviso después— y se puede cambiar de tono y retocar antes de enviar; la tabla de importes no se edita. Lo envía siempre una persona, de uno en uno: CLAUX no los manda solo ni en lote. Tiene tope: al mismo cliente, uno cada siete días; cada factura, en tres recordatorios como mucho; y diez al día por negocio.

Cuentas por pagar — a quién debe el negocio. El reflejo simétrico: los gastos y compras a crédito con su vencimiento, sobre los que se registra el pago, parcial o total, también a varios documentos del mismo proveedor de una vez.

Tesorería — las cuentas y su saldo. Reúne las cuentas de caja, banco o pasarela, con saldo por moneda. Admite movimientos de entrada y salida, transferencias entre cuentas y la edición de los asientos manuales; avisa —sin bloquear— cuando un movimiento deja una caja en negativo. Cada cobro o pago de una factura o un gasto es, internamente, un movimiento de esta página: por eso el efectivo y la deuda cuadran solos.

Transferencias por confirmar. Lo cobrado por transferencia en el Punto de venta entra por confirmar, un apunte por venta con su número de transacción si el cajero lo anotó, y no suma al saldo hasta cotejarlo con el banco: el saldo es lo que el banco puede enseñar. Cada cuenta indica al lado de su saldo cuánto queda por confirmar, y ese enlace abre la lista filtrada; se confirman una a una o varias a la vez —también, de una vez, las que ya recoge el extracto del banco—, y una confirmación se puede deshacer. La que no llegó se marca «No llegó»: sale de la cuenta y pasa a Cuentas por cobrar como deuda, a nombre del cliente si se conoce —se busca escribiendo su nombre— o, con el campo vacío, del cliente de mostrador. Una transferencia sin confirmar más de tres días genera un aviso en la bandeja.

El saldo que enseña tiene fecha. La segunda fecha del rango es la fecha de corte, y lo que se lee arriba es el saldo de ese día —no el de hoy—, con el corte escrito al lado: así se puede responder «cuánto había en caja el 31 de agosto» sin restar nada a mano. Cada cuenta se lee como un extracto: saldo anterior, lo que entró, lo que salió y el saldo resultante, que cuadran entre sí por construcción; y cada apunte del listado lleva el saldo que dejó la cuenta, calculado sobre la cuenta entera y no sobre las filas que se estén viendo. La descarga sale con ese mismo extracto y con la fecha de corte en la cabecera.

Extracto del banco — el cotejo con lo que dice el banco. Es una pestaña de Tesorería, Extracto del banco, que aparece en cuanto hay una cuenta de banco o pasarela. Se llega también desde el menú de cada cuenta, con «Importar extracto», que la abre con esa cuenta elegida. El extracto se arrastra a la pestaña o se elige con el botón: el fichero Norma 43 de los bancos de España, el estado de cuenta en PDF del Banco Metropolitano en sus dos maquetas (la del sistema SABIC y el «Estado de cuentas» clásico), tal como lo entrega el banco, o una tabla en CSV, Excel o PDF con fecha, concepto e importe (o cargo y abono en columnas separadas), con los rótulos de los bancos de España, México o Estados Unidos en español: la fecha sin año, la cabecera en dos líneas o los retiros en su propia sección se leen igual; si el archivo no se puede leer, la pestaña dice por qué y qué formatos admite. Del PDF del Metropolitano se leen la fecha contable, la referencia, las observaciones y el importe con su signo («Cr» entra, «Db» sale), y el concepto lleva delante lo que distingue cada movimiento: a quién va la transferencia, de quién llega, de qué transferencia es la comisión o, en el cobro de la pasarela, cuántas operaciones, la comisión y de qué día son las ventas. El saldo al cierre de cada día sirve de control: si los movimientos leídos no lo explican, se avisa del día; en una tabla, el mismo control sale de la columna del saldo o del saldo inicial y final del documento. Un PDF que CLAUX no reconoce —escaneado o de otro banco— lo lee la IA cuando el cliente tiene el Asistente IA, sin pasos de más, y también uno que se lee pero cuyos saldos no cuadran: se queda la lectura que cuadra. El extracto llega marcado «Leído con IA». Si el PDF sale sin movimientos, la pestaña ofrece «Leer con IA». Sin el asistente, la pestaña dice por qué no se ha podido leer y, a quien administra la cuenta, le ofrece «Quiero contratar». Cada línea se casa sola con el apunte de Tesorería del mismo importe exacto y el mismo signo, con hasta cuatro días de diferencia, el más cercano primero.

El extracto entra solo en su cuenta. Antes de casar se comprueba que el documento es de la cuenta elegida. La moneda frena siempre: un estado de cuenta en CUP no entra en una cuenta en USD. Si la cuenta tiene guardado su número de cuenta (campo opcional de las cuentas de banco y pasarela) y el extracto trae otro, no se importa. Sin número guardado decide también el banco que dice el documento: uno del Banco Metropolitano no entra en una cuenta llamada «Bank of America»; un número que ya está guardado en otra cuenta del cliente también lo frena, y dos cuentas no pueden tener el mismo número. El número, el titular y la moneda se leen del PDF, de la Norma 43 y de las filas de antes de la tabla de un CSV o Excel (o de su columna Divisa). Cuando el extracto trae un número y la cuenta aún no tiene ninguno, la pestaña lo muestra, con el titular si el documento lo pone, y ofrece Guardar número: desde entonces, el extracto de otra cuenta queda fuera.

El cobro agrupado de la pasarela. La pasarela del Metropolitano, el «PAGO A COMERCIO» de BANDEC y de BPA y la compensación de PASAZONA abonan en una línea lo cobrado en un día —N operaciones por un bruto, menos la comisión—, mientras que el punto de venta apuntó cada venta por transferencia por separado, por confirmar. Esa línea no casa uno a uno: se casa con el grupo de cobros del punto de venta de ese día de ventas. Casa sola cuando hay una única combinación de ventas que da el bruto al céntimo en tantas operaciones como dice el banco: todas las del día; una parte, cuando ese día se cobró por más de un canal (la pasarela y BANDEC, cada una con lo suyo); las ventas que no pasaron por la caja y se apuntaron como ingreso el mismo día del abono, junto con las del día; o ventas que se metieron en la caja hasta tres días después, si ya están confirmadas. A igual importe da igual qué venta sea; con dos combinaciones posibles, no se elige. Un día de ventas abonado en varias líneas que se pueden repartir de muchas formas casa junto: si esas líneas suman al céntimo todas las ventas ya confirmadas de esos días —más lo apuntado aparte el día del abono—, o todas las ventas de esos días aunque sigan por confirmar (el día está pagado entero), y cada comisión está registrada, salen casadas juntas («Junto con otras 2 líneas»), sin decir qué venta fue en cuál; deshacer una devuelve todas a por resolver. Un día pagado entero casa aunque el de al lado aún no lo esté. Si el banco ha abonado parte de las ventas de un día, sus líneas no se resuelven marcando ventas a ciegas: van a A la espera del resto del día, con lo abonado y lo que falta, y no cuentan como por resolver; con el extracto que traiga el resto, casan solas. Pasados 30 días desde ese día, vuelven a por resolver con el aviso de que el resto no ha llegado: alguna venta pudo cobrarse de otra forma. Una línea que es la suma de dos apuntes registrados por separado —la nómina y su comisión, o un cobro de ETECSA y su comisión— también casa sola. Si no casa, la propuesta es Casar con las ventas: se abre la lista de ventas por transferencia de ese día y de los de alrededor, agrupadas por día y ordenadas por hora, sin marcar; solo llega marcada la combinación cuando es la única que cuadra, y lo dice. Arriba se leen las operaciones y el importe que pide el banco frente a lo marcado —con lo que falta, en ámbar, o lo que sobra, en rojo— y, si ninguna combinación de tantas ventas da el bruto, el aviso de que alguna pudo cobrarse en varias transferencias. Solo se casa si lo marcado suma el bruto. Nunca se propone registrar esa línea como ingreso, porque las ventas ya están en Tesorería y se contarían dos veces. La comisión queda señalada en la línea casada («Comisión de … sin registrar») y en el desglose del cuadre; Registrar la comisión la apunta como gasto y la suma al grupo. Los cobros del grupo que siguen por confirmar entran en el aviso para confirmarlos de una vez.

Lo anterior al saldo inicial queda aparte. Si la cuenta tiene la fecha de su saldo inicial («Saldo inicial al», en la ficha de la cuenta), los movimientos del extracto hasta ese día ya están dentro de ese saldo: no se casan ni cuentan como por resolver, y la barra lo dice («211 movimientos hasta el 04/09/2026, ya en el saldo inicial»). Así, un extracto descargado desde antes de empezar a usar Tesorería no deja cientos de líneas pendientes.

Lo que el extracto no confirma. Casar todas las líneas no confirma todo lo pendiente de la cuenta. Si quedan movimientos por confirmar que el extracto no recoge, un aviso los cuenta: los de sus fechas sin línea en el banco —no habían llegado, o llegaron en un cobro agrupado aún por casar— y los anteriores o posteriores a sus fechas, que se confirman con otro extracto.

El extracto no se guarda. Cotejarlo es una tarea de una vez: se importa, se resuelve y se cierra. Hay un solo extracto abierto a la vez; cambiar de pestaña dentro de Tesorería lo conserva, pero salir de Tesorería, cerrarlo o importar otro lo descarta. Lo que permanece es lo que se apuntó en Tesorería al resolver cada línea, de modo que volver a importar el mismo archivo, o uno que solapa, lo encuentra ya casado y solo deja por resolver lo nuevo. Lo que no deja apunte —una línea ignorada o un casado hecho a mano con otra fecha— vale para esa sesión.

Arriba se lee el cuadre: saldo del banco al cierre del extracto, menos saldo de Tesorería ese mismo día, igual a la diferencia —«Cuadra» cuando es cero—, con una barra de lo resuelto y el desglose de la diferencia: lo que está en el banco sin apunte, lo apuntado que el banco no recoge y, si queda algo, lo que no explican las líneas (normalmente, un saldo inicial distinto del del banco). Debajo, los movimientos del banco sin apunte, cada uno con una propuesta a la vista y su razón: casarlo con un apunte del mismo importe registrado en otra fecha, cobrar la factura o pagar el gasto pendiente por ese importe (o el que nombra el concepto del banco), o registrarlo como gasto o ingreso, con el proveedor o el cliente que aparezca en el concepto. En una cuenta con ventas del punto de venta, la propuesta no lleva al error: una venta de un día posterior a la transferencia no se propone ni se ofrece (nadie paga antes de comprar), y la de otro día anterior solo se ofrece en el menú; la transferencia directa de un cliente (banca móvil, Transfermóvil, EnZona) no se propone como ingreso, que duplicaría las ventas, sino Casar con las ventas de la caja de ese día o de antes —un cliente puede pagar dos tickets en una transferencia; una vez casada y confirmada, al importar otra vez el extracto vuelve a casar sola—; y la devolución de un pago que la cuenta de destino no admitió se propone como entrada sin categoría, porque el dinero vuelve y no es un ingreso del negocio. La propuesta se aplica con un botón —casar es inmediato; lo demás abre su formulario ya relleno, que dice qué va a quedar hecho— y el resto de opciones, ignorar incluido, está en el menú ⋯ de la línea, que solo ofrece lo que se puede hacer con ella: casar, si hay un apunte suelto del mismo importe; pagar o cobrar, si hay un documento pendiente que lo cubra. No repite la propuesta, que ya tiene su botón; si es casar y hay otro apunte del mismo importe, ofrece Casar con otro movimiento ya registrado. El gasto lleva su IVA en una empresa de España. Siguen los apuntes de Tesorería que el banco no recoge —las ventas por transferencia del punto de venta, una fila por día: cuántas, cuánto, lo que el banco abona de ellas en líneas por casar y lo que falta— y, plegados, los casados e ignorados, donde un casado se deshace (el apunte creado se conserva; si sobra, se anula en su módulo). Si el banco ya recoge transferencias que en Tesorería siguen por confirmar, un aviso lo dice y las confirma de una vez.

Entre empresas — lo que se deben. Con dos empresas o más, el movimiento que deja a una debiéndole a otra —un cobro o un pago de un documento ajeno en su cuenta, una transferencia a una cuenta de otra empresa— lleva la etiqueta «Entre empresas», y bajo los saldos aparece la tarjeta Entre empresas, con una fila por deuda abierta, compensada en los dos sentidos y por moneda («Empresa 2 debe a Empresa 1 · 138.950 CUP»). Al pulsarla se abre su detalle como un extracto: arriba, la deuda generada, lo compensado y lo pendiente; debajo, cada operación con su signo —suma si genera la deuda, resta si la compensa, como una devolución o un cobro cruzado al revés— y su estado, pendiente, en parte o saldada, aplicando lo compensado a lo más antiguo primero. Dos botones, «Saldar» y «Transferir una parte», abren la transferencia de vuelta ya rellena —con todo el importe o con él en blanco— hacia una cuenta de la otra empresa en la moneda de la deuda, desde la cuenta de la que debe con más saldo: en esa moneda si la tiene, y si no, en otra, con su tasa, de modo que llegue justo lo pendiente. La transferencia dice si rebaja, salda o deja una deuda nueva. Sin nada pendiente, la tarjeta no aparece. La deuda se calcula sobre los propios apuntes: editar, eliminar o revertir uno la corrige sola.

Reportes — si el negocio gana o pierde. Cuatro lecturas de las mismas cifras, en pestañas. El Análisis abre la página y contesta de un vistazo: ingresos, gastos, resultado y margen con su variación, una comparativa —enfrentada, descompuesta en qué movió el resultado, o mes a mes—, la evolución y un explorador para bajar al detalle. El estado de resultados es lo devengado —Ingresos − Coste de ventas = Margen; − Personal − Operativos = Resultado—, en desglose en cascada con el peso porcentual de cada renglón y un puente explícito entre lo devengado y lo cobrado. El flujo de caja es el efectivo que entró y salió realmente. Y las proyecciones estiman el cierre del período, calculan el punto de equilibrio y ofrecen un «qué pasa si» que mueve precios, cantidades, coste de lo vendido y un gasto fijo nuevo sin tocar ni una cifra del informe.

Se elige el período, la empresa y contra qué se compara —el tramo anterior o cualquier año con registro—, y un mando pliega la pantalla a una moneda, a todas o al consolidado. Con moneda de consolidación configurada el informe abre consolidado, que es la única forma de que un negocio con tres divisas conteste «cómo voy» con una cifra; sin ella abre por cada moneda con sus datos reales. Se descarga en PDF o Excel y se envía al asesor por correo con un botón: el archivo es el informe de la pestaña —el estado de resultados o el flujo de caja—, no un cajón con todo dentro. El estado de resultados puede llevar los gráficos del Análisis como anexo, y el Análisis tiene su propio PDF de gráficos, que se envía a cualquier dirección. Para arrancar con orden, CLAUX incorpora un plan de cuentas de fábrica por sector, que puede sembrarse tal cual o adaptarse con un asistente que propone y el usuario confirma.

Clientes y proveedores — la agenda económica. Las fichas de clientes y proveedores, cada una por empresa cuando se llevan varias, que se utilizan al facturar o registrar un gasto. La ficha de un cliente incluye su estado de cuenta, que se descarga o se le envía por correo, y, si tiene algo vencido, el recordatorio de pago.

Asesores — a quién se remiten los números. El directorio del contador o asesor del negocio, que alimenta el botón «Enviar al asesor» de Reportes. Alta rápida.

Envío a la gestoría — el trimestre en un correo. Con una empresa con IVA de España, Asesores ofrece Enviar a la gestoría: se elige la empresa, el asesor y el período —el trimestre anterior viene propuesto; también los cuatro anteriores, los tres últimos meses u otras fechas— y lo que se adjunta: las facturas emitidas en PDF, en un ZIP; el libro de facturas emitidas y el libro de facturas recibidas, en Excel; y hasta diez archivos propios (tickets, facturas de proveedores escaneadas). Antes de enviar se ve el resumen del IVA del período, que también va en el cuerpo del correo: IVA repercutido, IVA soportado deducible y la diferencia (a ingresar o a compensar), más el IVA no deducible, las retenciones practicadas y sufridas, la base de las compras con inversión del sujeto pasivo y lo que está sin desglosar. El correo sale con el nombre de la empresa como remitente y las respuestas llegan al correo de quien lo envía.

5. Principios de funcionamientoCopiado

Siete reglas gobiernan el módulo, y conviene conocerlas porque explican por qué las cifras nunca se descuadran:

• El estado de un documento es el resultado de un cálculo, no una casilla que alguien marca. Una factura figura como «cobrada» porque la suma de sus cobros alcanza el total; si se cobra la mitad, queda «parcial». Como nadie asigna los estados a mano, no pueden contradecir al dinero.
• El libro no se borra. Un movimiento erróneo se corrige con otro de signo contrario, y ambos permanecen registrados: siempre queda rastro. Las fichas —un cliente, una categoría— sí se archivan o eliminan; los asientos de dinero, no.
• Cada moneda conserva sus datos reales. Ninguna conversión sustituye al dato: la factura en dólares se guarda en dólares. Cuando el informe se lee consolidado —lo que hace de entrada si el negocio tiene moneda de consolidación—, CLAUX convierte a la tasa vigente y lo dice al pie, con la tasa aplicada y su fecha —en pantalla, en el PDF, en el Excel y en el correo al asesor— y con las divisas que quedaron fuera por no tener par. Si un histórico se importó con la tasa de cada movimiento, se usa esa y se indica su media. No hay conversiones silenciosas, y volver a los datos nativos es un clic.
• Todo admite pago parcial. Cualquier deuda puede saldarse en varios tramos, y el saldo se recalcula en cada uno.
• El número fiscal se reserva al emitir, no al empezar. Mientras es borrador, el documento lleva un identificador provisional que no se puede confundir con un número de factura. El correlativo definitivo —por empresa, por tipo de documento y por año, o continuo si el formato propio de la empresa no lleva año— se toma en el momento de emitir. La razón es práctica: si cada borrador descartado se llevara un número, la serie quedaría con huecos permanentes, y un salto en la numeración de facturas es lo primero por lo que pregunta una inspección.
• Lo emitido no se borra ni se anula: se rectifica. Una factura con número fiscal ya se entregó al cliente y forma parte de la serie. Corregirla en silencio dejaría dos versiones del mismo documento; borrarla, un hueco. La rectificativa deja las dos piezas a la vista —lo que se facturó y lo que se corrigió, con su motivo—, que es lo que exige la norma general y lo que un asesor espera encontrar.
• El sistema advierte; la decisión sigue siendo del negocio. Sacar dinero de una caja hasta dejarla en negativo, o facturar por encima del crédito concedido a un cliente, no se bloquea: se avisa y queda registrado. CLAUX no conoce el acuerdo que hay detrás de cada operación, así que informa en lugar de impedir.

7. Cómo se usa (primeros pasos)Copiado

1. Revisar las monedas del negocio y sus tasas.
2. (Opcional) Sembrar el plan de cuentas del sector, o adaptar uno propio.
3. Dar de alta las cuentas de caja y banco en Tesorería.
4. Cargar clientes y proveedores, a mano o con el importador.
5. Empezar a facturar y registrar gastos; los cobros y pagos irán marcando las cuentas.
6. Cada cierto tiempo, importar el extracto del banco en Tesorería, cotejarlo y apuntar lo que falte.
7. Consultar Reportes para leer el resultado, y descargarlo o remitirlo al asesor.